Der Bürgermeister der Verbandsgemeinde Betzdorf
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Folgende Mitarbeiter der Verbandsgemeindeverwaltung Betzdorf arbeiten im Redaktionsteam von www.betzdorf.de
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Verbandsgemeinde Betzdorf
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Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an Herrn Marc Rosenkranz, E-Mail: marc.rosenkranz@betzdorf.de; Telefon: 02741 291-117.
Mit den nachfolgenden Regeln bestimmt die Verbandsgemeindeverwaltung Betzdorf die Grundsätze für die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung.
1. Allgemeines
Die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeinde Betzdorf erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail (Ziffer 1.1), sofern nicht ausnahmsweise durch eine Rechtsvorschrift die Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist.
Für eine formfreie elektronische Kommunikation (hier ist die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben [z.B.: Anfragen, allgemeine Mitteilungen, etc.]) steht Ihnen unsere folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung: vg@betzdorf.de.
Weiterhin können natürlich an alle auf unserer Internetseite www.betzdorf.de angebotenen oder auf dem Briefkopf der Verbandsgemeinde- bzw. Stadtverwaltung Betzdorf ausgewiesenen E-Mail-Adressen formfreie Nachrichten/Mitteilungen gesendet werden.
Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie in der Regel durch die formgebundene elektronische Kommunikation (Ziffer 1.2) ersetzt werden.
Mit Einführung des § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG), der über § 1 des Landesverwaltungsverfahrensgesetzes auch in Rheinland-Pfalz Anwendung findet, wurde die Möglichkeit der formgebundenen elektronischen Kommunikation eröffnet (hier ist die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift zwingend vorgeschrieben (z.B.: Anmeldungen und andere Bereiche des öffentlich-rechtlichen Verwaltungsverfahrens oder die Erhebung von Widersprüchen). Eine formgebundene Kommunikation ist dann erforderlich, wenn z.B. eine Rechtsvorschrift die Schriftform anordnet und diese durch die elektronische Form ersetzt werden soll. Voraussetzung der formgebundenen elektronischen Kommunikation ist die Zugangseröffnung einer Verwaltung.
Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.
Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Verbandsgemeinde Betzdorf davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Verbandsgemeinde Betzdorf an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.
Bitte senden Sie der Verbandsgemeinde Betzdorf keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Verbandsgemeinde Betzdorf nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.
E-Mails dürfen eine Dateigröße von 6 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten. Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden hier nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Verbandsgemeinde Betzdorf keine weitere Mitteilung.
1.1 Formfreie elektronische Kommunikation
Für eine rechtsverbindliche formfreie elektronische Kommunikation steht Ihnen folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung: vg@betzdorf.de.
Wenn Sie einen Antrag stellen wollen oder ein Verwaltungsverfahren abwickeln möchten, benutzen Sie bitte für die gesamte Verfahrenskorrespondenz die oben genannte E-Mail-Adresse. Alle anderen bekannten E-Mail-Adressen der Verbandsgemeinde Betzdorf, von deren Ämtern und Dienststellen sowie personenbezogene E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und E-Mail-Kontaktformulare stellen keinen Zugang für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeinde Betzdorf dar. Dies gilt auch dann, wenn Sie im Laufe einer Verfahrensabwicklung eine elektronische Nachricht aus dem persönlichen Postfach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Verwaltung erhalten. Andere E-Mail-Adressen als die oben genannte und sonstige elektronische Zugänge zur Verbandsgemeinde Betzdorf stehen ausschließlich für unverbindliche Anfragen und Auskünfte zur Verfügung.
Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Verbandsgemeinde Betzdorf erreicht, können Sie sich – wie unter Ziffer 1.3 beschrieben – als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service registrieren und Nachrichten über die VPS versenden. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Verbandsgemeinde Betzdorf anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.
1.2 Zugangseröffnung für die formgebundene elektronische Kommunikation
Eine rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Verbandsgemeinde Betzdorf übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn für bestimmte Unterlagen eine eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist, z.B. bei der Erhebung eines Widerspruchs. Die eigenhändige Unterschrift kann, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, bei einer elektronischen Übermittlung eines Dokuments durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz ersetzt werden.
Die Verbandsgemeindeverwaltung Betzdorf bietet Ihnen die Möglichkeit zur formgebundenen elektronischen Kommunikation an.
Wir eröffnen den Zugang (nach § 3a Abs. 1 VwVfG) nach Maßgabe der folgenden Bedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Betzdorf und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden etc.) gelten.
1.3 Grundsätze der formgebundenen elektronischen Kommunikation
Für eine formgebundene elektronische Kommunikation muss Ihr Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein.
Hierzu bietet Ihnen die Verbandsgemeindeverwaltung Betzdorf über die „virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz (VPS)“ https://www.rlp-service.de (dies ist ein Internetdienst, welcher Ihnen erlaubt einem beliebigen Absender elektronisch signierte Dokumente, die für ein System der Verbandsgemeindeverwaltung Betzdorf bestimmt sind, gesichert und nachvollziehbar einzuliefern) zwei Möglichkeiten.
Für die Zugangseröffnung gelten ebenfalls die unter den Ziffern 1 und 1.1. genannten Voraussetzungen und Hinweise.
1.3.1 Nachrichtenerfassung innerhalb der VPS
Mit der Nachrichtenerfassung innerhalb der „virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz“ können Sie über eine gesicherte Internetverbindung Nachrichten an die Verbandsgemeindeverwaltung Betzdorf übertragen und diesen Nachrichten signierte Dokumente beifügen.
Hierzu ist eine einmalige, für Sie freiwillige und kostenlose Registrierung notwendig, die die Erfassung Ihrer Adressdaten umfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Freischaltlink. Nach der Aktivierung des Links können Sie die virtuelle Poststelle für den oben beschriebenen rechtssicheren Kommunikationsweg nutzen.
Eine Versendung von Nachrichten an die Verbandsgemeinde Betzdorf als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (einen sog. Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist.
Diese Übermittlungsbestätigung dürfte für Sie auch bei einer juristischen Auseinandersetzung von Nutzen sein.
Nach erfolgter Aktivierung können Sie die VPS künftig sowohl für die formgebundene als auch formfreie elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeinde Betzdorf und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen.
Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Ihnen die Verbandsgemeinde Betzdorf und andere Landes- und Kommunalbehörden, mit denen Sie elektronisch Kontakt aufnehmen, in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen Nachrichten in Ihre VPS zusenden kann. Um diese Nachrichten zu lesen, müssen Sie sich in der VPS mit Ihren Benutzerdaten, mit denen Sie sich registriert haben, anmelden. Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter http://www.rlp-service.de.
1.3.2 Nachrichtenerfassung per E-Mail an die VPS
Wenn Sie sich nicht, wie unter Ziffer 1.3.1 beschrieben, registrieren möchten, bieten wir Ihnen hiermit die Möglichkeit, rechtsverbindlich auch per E-Mail mit unserer Verwaltung zu kommunizieren. Dazu steht Ihnen derzeit ausschließlich folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung:
vg-betzdorf@poststelle.rlp.de
1.3.2.1 Voraussetzungen
Absenderangaben
Für eine weitere Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich.
Verschlüsselung der Dokumente
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie diese verschlüsselt an die Verbandsgemeindeverwaltung Betzdorf senden. Dies empfehlen wir insbesondere bei der Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten.
Hierzu wird ein öffentliches Verschlüsselungszertifikat der Poststelle der Verbandsgemeinde Betzdorf zur Verschlüsselung Ihrer Dokumente unter http://www.rlp-service.de/ im Download-Bereich des Menüpunktes „VPS“ zur Verfügung gestellt.
1.3.3 Unterstützte Formate und Signaturkomponenten
Die von der der Verbandsgemeinde Betzdorf unterstützten Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie und formgebundene elektronische Kommunikation sowie die Signaturkomponenten für die formgebundene elektronische Kommunikation finden Sie unter http://www.rlp-service.de/ im Download-Bereich des Menüpunktes „VPS“. Bei der formgebundenen elektronischen Kommunikation überprüfen Sie bitte unbedingt auf der angegebenen Internetseite, ob die mit Ihrer Signatursoftware und Signaturkarte erstellte Datei hier verarbeitet werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe einer der unterstützten Signaturkarten erfolgen.
1.3.4 Sonstiges
1.3.4.1 Signatursoftware/Equipment
Wenn Sie das technische Equipment (Signaturkarte und/oder Kartenleser) über ein Trust-Center erworben haben und nicht im Besitz einer Signatursoftware sind, können Sie diese unter der folgenden URL kostenlos herunterladen: http://www.seccommerce.de/de/produkte/webcontrust/secsigner/secsigner.html
1.3.4.2 Nutzung von Dokumenten der Verbandsgemeindeverwaltung Betzdorf
Mit den unter 1.3.1 und 1.3.2 beschriebenen Kommunikationswegen können Sie auch die auf unserer Homepage veröffentlichten Dokumente, die wir Ihnen zum Download bereitgestellt haben, nach entsprechender Bearbeitung an uns übersenden.
1.4 Ansprechpartner
Haben Sie Fragen zu der elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Betzdorf, so steht Ihnen unser Signaturkoordinator Herr Sascha Hensel unter der Telefonnummer 02741 291-118 oder per E-Mail sascha.hensel@betzdorf.de zur Verfügung.
1.5 Hinweise und rechtliche Besonderheiten
1.5.1 Betreiber der virtuellen Poststelle
Landesbetrieb Daten- und Information (LDI)
Valenciaplatz 6, 55118 Mainz
Telefon: 0180/2000 620
Telefax: 06131/605-145
E-Mail: HelpDesk@ldi.rlp.de
1.5.2 Rechtliche Besonderheiten
Die Verbandsgemeinde Betzdorf übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Verbandsgemeinde Betzdorf sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Die VPS wird durch den oben genannten Betreiber zur Verfügung gestellt. Die Nutzung der VPS erfolgt auf Grundlage der „Allgemeinen Benutzungsbedingungen der Virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz“ (AGB VPS). Die AGB VPS stehen hier zur Ansicht und zum Download bereit: http://www.rlp-middleware.de/dokumente/AGBVPS0207.pdf. Durch Nutzung der VPS erkennt der Nutzer die AGB VPS an.
Sicherheitshinweise
Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe einer der zugelassenen Signaturkarten erfolgen. Nur dadurch kann die sichere Identitätsfeststellung des Absenders gewährleistet werden.
Der Absender trägt dafür Sorge, dass weder die Karte noch der PIN zur Erzeugung der qualifizierten elektronischen Signatur in den Besitz eines Dritten gelangen. Alle „elektronisch unterschriebenen“ Dokumente gelten als von dem Kunden übermittelt, für den das in der Signaturkarte ausgegebene, gültige Zertifikat ausgestellt ist. Eine dennoch erfolgte, missbräuchliche Verwendung durch einen Unbefugten gilt als vom Absender ausgeführt, wenn das Zertifikat zum Zeitpunkt der missbräuchlichen Nutzung gültig war. Für den Absender gelten im Übrigen die mit dem Herausgeber der Signaturkarte geschlossenen vertraglichen Vereinbarungen.
Sofern der Verbandsgemeinde Betzdorf Inhalte zur Einstellung in den Dienst zur Verfügung gestellt werden, gilt folgendes:
Die Verbandsgemeinde Betzdorf behält sich vor, etwaige Einsendungen nicht oder gekürzt oder in sonst veränderter Form in den Dienst einzustellen. Ein Anspruch auf Veröffentlichung besteht nicht. Durch die Einsendung von Inhalten wird der Verbandsgemeinde das nicht ausschließliche, honorarfreie, zeitlich und örtlich unbeschränkte Recht zur Speicherung, Nutzung und Verbreitung dieser Inhalte in veränderter oder unveränderter Form im Internet und über anderen Medien mit oder ohne Nennung des Urhebers übertragen.
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